وكالات - الاقتصادي - إذا كانت رسالتك توحي بأنها ستستغرق الكثير من الجهد لقراءتها والرد عليها، فمن المحتمل أن يتم تأجيلها إلى وقت لاحق، ومن المرجح أنها ستنسى إلى الأبد.
كيف يمكن تفادي مثل هذه الأمور، وإثبات أنه من الأسهل في الواقع الرد على بريدك الإلكتروني مباشرةً، بدلاً من حفظه إلى وقت لاحق؟
ينبغي أن تكون رسالتك صريحة وواضحة جداً، بكل بساطة. ووفقاً لمقال على موقع The muse، عليك أن تطلب أموراً محددة، وحاول أن تضع نفسك محل المرسل إليه.
ما الدافع للرد على رسائلك؟ وما الذي سيجعله يقتطع من وقته للرد عليك.
وقد تواجه عدم الرد على رسائلكم الإلكترونية، على الرغم من صياغتها صياغة مثالية. لستم وحدكم من يعاني من هذا الأمر، النسخة الألمانية لموقع Business Insider وجدت الحل.
عدم تلقي رد على إحدى رسائلكم بالبريد الإلكتروني، من الممكن أن يعود للعديد من الأسباب، وأحد هذه الأسباب هو مقدمة الرسالة، كيف تُحيي المُرسَل إليه؟ هل بصيغة رسمية "السيد المحترم..."، أم تفضل الصيغ الودية "مرحباً عزيزي..."
بلا شك تؤثر صياغة التحية على قرار متسلم الرسالة بشأن الرد على الإيميل أو تجاهله.
قام موقع التوظيف Boomerang، الذي يقدم نصائح حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني، بتحليل أكثر من 300 ألف رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنكليزية، منشورة على المنتديات على الإنترنت.
وبناءً على معدل الردود على الرسائل، ذكرت البوابة أيّ من صيغ التحية كان لها أعلى معدل من الاستجابة.
واعتمد التحليل على صيغ التحيات باللغة الإنكليزية؛ وكانت النتيجة كالتالي:
Hey ………………………………….………….64%
Hello ………………………………………..63.6%
Hi ..............................................62.7%
Greetings ...........................57.2%
Dear .............................56.5%
للوهلة الأولى يتضح على الفور أن معدل الاستجابة على رسائل البريد الإلكتروني التي تبدأ بتحية غير رسمية أعلى بكثير من التحية بصياغة رسمية.
إلا أن هذا بالطبع لا يعني أنه يجب أن تبدأ كل الإيميلات مباشرة بهذه التحيات "Hey"، أو "Hello"، أو "Hi".
كتب بريندان غرينلي، على الموقع "يجب الأخذ في الاعتبار أن البيانات التي تم تحليلها قد لا تمثل جميع أشكال رسائل البريد الإلكتروني بشكل عام. منتديات الإنترنت يغلب عليها الطابع غير الرسمي، وبالتالي فإن صيغ التحية في رسائل البريد الإلكتروني، ومعدل الردود عليها سوف يختلف بالتأكيد في بيئة مراسلات أخرى رسمية".
ولذلك فإن أهم شيء عند كتابة رسالة جديدة هو مراعاة العلاقة مع المتلقي. إذا كنت تعرف أن العلاقة مع المتلقي مفتوحة وغير رسمية، يمكنك بدء رسالة البريد الإلكتروني بتحيات مثل: "مرحباً … "Hi – Hey – Hello"
وتذكر دائماً أن مقدمة الرسالة، ومراعاة صيغة الحوار تؤدي إلى تلقي الردود بشكل أسرع.
من أبرز تلك النصائح، بحسب موقع Business insider الأميركي، ألا تقتضي رسالتك الكثير من الوقت حتى يتمكن المتلقي من قراءتها، حيث لا بد أن نتذكر دائماً أن الأشخاص الذين نحاول التواصل معهم، هم في الحقيقة منهمكون في أمور أخرى.
وعوضاً عن كتابة عبارة من قبيل: "أود فعلاً الاستفادة من خبراتك ومعرفة المزيد عن مهنة الهندسة، التي أعتزم دراستها ومباشرتها. هل يمكننا تحديد وقت معين للتباحث بشأن هذا الموضوع؟"، يمكن التوجه إلى المتلقي بالقول: "أنا أعمل على معرفة المزيد عن مجال الهندسة، وأود أن أسألك عن المهارات الرئيسية التي يحتاجها المرء للنجاح في هذه المهنة؟".
