وكالات - الاقتصادي - يقضي الملايين من الموظفين نحو أربع ساعات خلال العمل يقومون بتمشيط مئات الرسائل على البريد الإلكتروني، إلا أن مدرب المهن باربرا باشتر يؤكد أن الكثير من المهنيين والموظفين لا يزالون لا يعرفون كفيفة التعامل الأمثل مع البريد الإلكتروني حيث إن خطأ واحد فقط قد يعرضهم لمواقف محرجة هو في غنى عنها.

لذلك سنعرض لك فيما يلي أبرز أساليب وآداب التعامل مع البريد الإلكتروني التي قد لا تعلمها حتى الآن.

عنوان الموضوع واضح ومباشر

تتضمن أمثلة عنوان الموضوع الجيد «تاريخ الاجتماع الذي تم تغييره» أو «سؤال سريع حول العرض التقديمي» أو «اقتراحات الاقتراح».

يقول باشتر: «غالبًا ما يقرر الشخص ما إذا كان سيتم فتح بريد إلكتروني أم لا استنادًا إلى سطر الموضوع».

استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي

إذا كنت تعمل لصالح شركة، فيجب عليك استخدام عنوان البريد الإلكتروني لشركتك. ولكن إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني شخصي، سواء كنت تعمل لحسابك الخاص أو مجرد استخدامه أحيانًا للمراسلات المتعلقة بالعمل، يجب أن تكون حذرًا عند اختيار هذا العنوان، كما يقول باشتر.

يجب أن يكون لديك دائمًا عنوان بريد إلكتروني ينقل اسمك بحيث يعرف المستلم بالضبط من يرسل الرسالة الإلكترونية. لا تستخدم أبدًا عناوين البريد الإلكتروني التي لا تكون مناسبة للاستخدام في مكان العمل، مثل BadBoy@....

فكر مرتين قبل الضغط على زر «reply all»

لا أحد يريد قراءة رسائل البريد الإلكتروني مع 20 شخصًا لا علاقة له بهم معهم، عليك الامتناع عن الضغط على زر Replay all،  إلا إذا كنت تعتقد حقًّا أن الجميع في القائمة يحتاج إلى تلقي البريد الإلكتروني، كما يقول باشتر.

تضمين توقيع أسفل البريد الإلكتروني

زود قارئ البريد الإلكتروني ببعض المعلومات عنك، ويقترح باشتر: «عليك ذكر اسمك الكامل، والعنوان، واسم الشركة، ومعلومات التواصل الخاصة بك، بما في ذلك رقم الهاتف، كما يمكنك إضافة القليل من الدعاية لنفسك».

استخدام الخط نفسه، وحجم الخط، واللون الخاص بباقي البريد الإلكتروني.

استخدم التحيات المهنية

لا تستخدم جمل تحية مستعارة، أي لا تقول «هاي» أو «أهلا يا رفاق»،  لا ينبغي أن تؤثر الطبيعة المريحة لكتاباتنا على التحية في رسالة إلكترونية.

كما ننصح بعدم اختصار اسم أي شخص. قل «مرحبا مايكل»، إلا إذا كنت متأكدًا من أنه يفضل أن يطلق عليه «مايك».

استخدم علامات التعجب بشكل متقطع

إذا اخترت استخدام علامة تعجب، استخدم واحدة فقط لنقل التعجب أو الإثارة.

يقول باشتر: «بعض الأشخاص أحيانًا يضعون العديد من علامات التعجب في نهاية الجملة، هذا قد يظهر النتيجة العاطفية أو أن الشخص غير ناضج».

كن حذرًا مفي المزاح

الفكاهة يمكن أن تفسر بشكل خاطئ خلال الكتابة خاصة أنها تكون دون نبرة صوت أو تعبيرات وجه، ففي المراسلات المهنية، من الأفضل أن تبتعد عن الفكاهة إلا إذا كنت تعرف المتلقي بشكل جيد، حيث إن الشيء الذي تعتقد أنه مضحك قد لا يكون مضحكًا لشخص آخر.