وكالات - الاقتصادي - العصر الذي نعيشه الآن ربما يكون هو الأكثر ازدحامًا بالأعمال، والأكثر في عوامل التشتيت علي مر التاريخ، وكل المهام التي يجب علينا إنهاؤها يوميا تصبح في منتهى الصعوبة وغير قابلة للاكتمال نتيجة صعوبة التركيز.

الجميع يريدون أن يكونوا أكثر فاعلية، لكن العديد من الناس لا يعرفون من أين يبدؤون. والأسوء، هؤلاء الذين يظنون أن عليهم فعل أشياء تغير نمط حياتهم الرئيسي ليكونوا أكثر إنتاجية.

لكن لحسن الحظ هناك الكثير من الأشياء الصغيرة التي تستطيع أداءها لتجعل حياتك أكثر سهولة، وها نحن نقدم لك 10 نصائح فعالة،
وصغيرة جدا تستطيع أن تبدأ استخدامها من اليوم.

1- حدد المهام الثلاث الأكثر أهمية

واحد من المبادئ المهمة جدا التي يجب أن تدركها في مسألة زيادة الإنتاجية، هو أنه ليست كل المهام الواجبة عليك لها نفس الدرجة من الأهمية، في الحقيقة، لو بدأنا في عمل قائمة بالمهام المطلوبة منا، ووضعنا بجوار كل واحدة منهم رقما يدل علي درجة أهميتها، سنكتشف علي الأرجح مهاما عديدة يجب أداؤها، ولكنها بكل صراحة لا تستحق الوقت الثمين الذي يهدر عليها.

إذا كنت تريد أن تعزز من فعالية أدائك وتريد أداء المزيد من الأعمال، فعليك بخطوة بسيطة وهي عمل قائمة بأهم ثلاث مهام يجب عليك الانتهاء منها قبل نهاية اليوم، اكتب الثلاث مهام على ورقة لاصقة صغيرة، واجعلها أمامك طوال الوقت، لتتذكر دائمًا بحيث تعرف ما الذي يشغلك الأن، وما الذي يجب عليك تكملته بنهاية يومك.
2- تقنية برومودورو

تقنية برومودورو هي إستراتيجية بسيطة ذات فاعلية عالية، كل ما عليك هو اختيار مهمة واحدة ستعمل عليها بلا توقف، ولا أي تشتت لمدة 25 دقيقة كاملة، المهم هنا هو استخدام المؤقت، بمجرد أن يعلن المؤقت نهاية 25 دقيقة ستأخذ استراحة لمدة 5 دقائق، ثم تبدأ دورة من 25 دقيقة جديدة.

تعمل هذه التقنية بشكل جيد، لأن العقل لا يفقد التركيز بسهولة إذا عملت لفترة 25 دقيقة، مثلما هو في الفترات الزمنية الأطول، حيث يقول عقلك، “حسنا، أستطيع فعل ذلك”، واثقا أن الاستراحة قادمة بعد 25 دقيقة.

الكثير من الأشخاص اختبروا هذه التقنية، ووجدوا أن ما يستطيعون تحقيقه في خلال هذه 25 دقيقة المركزة أكثر بكثير مما  أنجزوه في الفترات الزمنية غير المحددة طوال اليوم.

3- حجب عوامل الإلهاء

الإلهاء، مثل البريد الإلكتروني غير الهام ومنشورات الشبكات الاجتماعية، من الممكن أن تكون أهم أسباب تدمير فاعليتك، عندما تريد التركيز على أحد المهام الموكلة إليك، أنت تحتاج إلى وسيلة سريعة وسهلة للتخلص من كل عوامل الإلهاء، بحيث لا تتأثر قدرتك الإنتاجية.
قبل أن تبدأ أي مهمة ضع هاتفك على وضع عدم الإزعاج، واستخدم أي خدمة من الخدمات التي تحجب الإنترنت عن حاسبك الشخصي لفترة معينة من الوقت.

4- راقب وقتك

هل تساءلت من قبل كيف تستغل الوقت الثمين المتاح لك خلال كل يوم؟
إذا كنت لا تراقب عاداتك في قضاء الوقت أثناء اليوم، يجب عليك الآن، لأنك عادة ستكتشف العديد من الأشياء التي تسرق منك الوقت ببساطة.
تتبع الوقت الذي تقضيه على هاتفك المحمول عن طريق استخدام تطبيق مثل aTimeLogger لتعرف أين يضيع الوقت.
افعل المثل علي حاسبك، باستخدام تطبيق يعمل في الخلفية، مثل RescueTime، ربما ستحبطك الطريقة التي يضيع بها وقتك، مما قد يجعله حافزا قويا لمحاولة التوقف عن هذه الأفعال في المرات القادمة.

5- اظهر مبكرًا

عندما يكون لديك عمل، وسوف تتواجد في كل الأحوال، فلماذا لا تذهب مبكرًا بضعة دقائق، واستخدم هذا الوقت في تنظيم بعض مهامك المهمة. الحضور المبكر يجعلك متواجدًا في المكان الذي تريده عندما يأتي وقت العمل، وأيضا هو وسيلة مناسبة جدا لاستغلال الوقت بفاعلية، حتى الوقت البسيط قد يساعدك في أن تكون أكثر إنتاجية، إذا استخدمته بحكمة وتركيز.

6- طبق قاعدة الدقيقتين

هذه النصيحة الصغيرة اقترحت عن طريق دايفيد ألين، مؤلف كتاب صاحب الشعبية الكبيرة حول الإنتاجية Getting Things Done.
وهي كما يلي: عندما تحتاج منك مهمة ما مدة دقيقتين أو أقل افعلها فورًا، لماذا تؤجل شيئا ما لن يستغرق منك سوي دقيقتين أو أقل؟ انتهِ منه وأخلِ طريقك، بحيث تحصل علي وقت أكبر في النهاية للمهام التي تستغرق وقتا أطول على قائمتك.

7- استخدم الأوتوماتيكية كلما استطعت

العديد من الأشخاص استكشفوا موقع الويب الذي يقوم بأداء المهام بطريقة أوتوماتيكية IFTTT (If This Then That) ، لأداء بعض المهام التي تمر عليهم كل يوم.

علي سبيل المثال، عندما تفوتك مكالمة ما، تمكنك الخدمة بطريقة ما من تخليق وسيلة تنبهك إلى معاودة الاتصال في وقت لاحق، تستطيع أن تستقبل بريدا إلكترونيا في وقت معين كل صباح لتوجيهك إلى مهام ذلك اليوم، أو لتشاهد تويتاتك التي سويتها مفضلة أثناء وقت التوقف وقد حفظت على حسابك على تطبيق إيفرنوت لمشاهدتها لاحقًا.

الغرض من هذه الوسيلة هو تجربة طرق متعددة إلى أن تصل إلى الطريقة التي تفيدك.
8- دون كل شيء

واحدة من أبسط النصائح التي تستطيع أن تطبقها من اليوم، اكتب كل شيء تستطيع كتابته، يعتبر اللورد ريتشارد برانسون مؤسس مجموعة فيرجين (Virgin Group) هذه الطريقة من السمات المميزة لنجاحه الشخصي 

كتابة الأشياء، مثل قوائم المهام المطلوب إتمامها، أو العمليات التي سنخوضها، تساعد عقلك على حفظ هذه الأشياء بسهولة، بينما تعمل لتحقيق أهدافك.
9- تعلم قول لا

كما ذكرنا من قبل ليست كل المهام على نفس الدرجة من الأهمية، وأنت اكتشفت أن هناك مهاما لا تستحق أن تضيع عليها الوقت المتاح لك، إذن لا يجب أداء هذه المهام لمجرد القيام بكل شيء.

واحدة من أفضل الأشياء التي تستطيع فعلها دائمًا، هو تعلم ذلك الفن الرفيع الذي يدور حول قول كلمة لا. لو كان هناك مهمة لن تساعدك لتكون أكثر فاعلية ولن تفيدك في تحقيق أهدافك الشخصية والمهنية، لماذا تحتفظ بها على قائمتك؟

10- خذ وقتك للاستشفاء

لا تستهين بفائدة ليلة نوم جيدة، عندما تعمل إلى وقت متأخر من الليل لإنجاز بعض المهام، فأنت تسلب من نفسك القدرة على الوصول إلى أعلى أداء لإنجاز مهام اليوم التالي، لأنك بالتأكيد لم تسترح بشكل كافٍ.
تذكر، ليست كل المهام على نفس الدرجة من الأهمية، وليس من بين مهامك ما هو أهم من الحصول على وقت كاف من الراحة لاستعادة القدرة على العمل، ابدأ باستخدام هذه الخطوات الصغيرة وشاهد فاعليتك تزداد والضغط الواقع عليك يقل.