وكالات - الاقتصادي - الأفراد المنتجون بدرجة كبيرة يعلمون تماماً الفارق بين الأمور العاجلة والأمور الهامة. هذا الفارق بينهما يُوَضِّحه دوايت أيزنهاور – رئيس أمريكي سابق – في جدوله الشهير” صندوق أيزنهاور”.

 
جدول صندوق ايزنهاور

سوف تعمل علي نحو أفضل عندما تتمسَّك بالعادات التي تُخرج أفضل ما لديك، لا العادات التي تقرأها عن كيفية زيادة الإنتاج فحسب. إذا بحثت عن أكثر الشخصيات الناجحة، ستجد أنهم جميعاً حافظوا علي العادات التي تعطيهم أفضل النتائج، وليست النتائج الجيدة فقط. أنت أيضاً يمكنك أن تُحَقِّق أفضل النتائج إذا وجَّهت كامل تركيزك على “فعل الشيء المناسب في الوقت المناسب”.

 
لذا، إليك أفضل خمس طرق لزيادة قدراتك أسبوعياً…

1- اليوم الأفضل يبدأ بعقلٍ أفضل

عقل مفكر ينتج فكرة

التشتت يبدأ دوماً بفكرة عابرة. تلك التي تأتيك وأنت في قمة إنشغالك. حسناً، دعها وشأنها. لا تستجب لها ولا تدع أية فرصة لعقلك أن يهيم بعيداً. بالطبع لن ترغب في أن يكون ذهنك مُشَتَّتاً وأنت تنجز أعمالك. فلا إنتاجية من عقل لا يعرف التركيز. تطويع العقل أمرٌ هام لإنجاز الأمور في وقت قصير، فلا تفقد نفسك في مسيرة العمل.

من أفضل طرق الحفاظ علي التركيز خلال العمل هي اتخاذ وضعية مريحة في الجلوس وعدم السماح لنفسك بالذهاب والإياب المتكرر. قررت العمل؟ إذاً اجلس وانتهي منه. بعد فترة، ستجد أن قوة تركيزك قد اتجهت مباشرة – دون مجهود منك – نحو إنجاز الأعمال دون تشتت.

من الناحية الأخري، يسرق العقل المُشَتَّت قدرتك علي إنجاز المهام في الوقت المُحدَّد، كما يسرق أيضاً قراراتك الجيدة وقدرتك علي الإبداع. تتساءل متى يتشتت العقل تحديداً؟ عندما يقوم بمهام سهلة جداً أو صعبة جداً.

2 – نَظَّم وقت، تُمسِك زمام الأمور

الوقت يساوي المال

لديك حوالي 2400 دقيقة أسبوعياً لإنجاز مهامك، أي حوالي ربع يومك. هذا هو أهم وقت – باليوم كاملاً – للعمل وإنجاز شتى المهام، ماذا تفعل به؟ تعلم أن ما يمضي من وقتٍ لا يمكن أن يعود. يمكنك إنجاز الكثير إذا علمت فقط ما هو العمل الصائب وما هو الوقت المناسب له.

الأفراد الأكثر إنتاجية بالمجتمع يُكَرِّسون كل دقيقة وكل ثانية متاحة لديهم في إنجاز كافة أعمالهم المطلوبة. الأمر بالطبع ليس عشوائياً، فتخصيص مدة محددة لكل مهمة يساعد بدرجة كبيرة علي التركيز وسرعة الانتهاء. لكِّن الوقت ليس العامل الأساسي الوحيد. فالهدف يجب أن يكون:-

دقيقاً ومحدَّداً
يمكن قياسه.
واقعياً.
قابلاً للإنجاز.
له إطار زمني.
عندما تقول لنفسك:-

“سأتعلَّم الإنجليزية”.

هذا هدف غير ذكي. لكن عندما تقول:-

“هدفي أن أتعلم الإنجليزية لأكون خبيراً بها وألتحق بوظيفة جيدة بدخل جيد قبل نهاية هذا العام”.

هذا هدف ذكي يحتوي على جميع العناصر الخمسة السابقة.

معنى كلمة Smart سمارت

لا تنسى أن تُعطِي لنفسك استراحة قصيرة بين المهام حتى تسترجع نشاطك من جديد. تمشَّي قليلاً أو اقرأ كتاباً أو استمع إلي الراديو. يمكنك ممارسة إحدي الأنشطة المحببة إليك ليستمتع عقلك ويتخلص من الضغوط. فالعقل يحتاج دوماً إلى فترة نقاهه حتي يستعيد عافيته. استرخي قليلاً لا بأس ثم ابدأ في المهمة التالية بذهن صافى.

3 – يجب أن تقودك تلك المهام الأسبوعية إلي هدفٍ أكبر

الانتاجية

اكتشف ما هو الهدف الأسمى من تلك المهام:-

ما هو غاية طموحك؟
ما علاقته بتلك المهام؟
ما الفائدة التي ستعود عليك منها علي المدى البعيد؟
هذا كفيل بأن يُوَلِّد لديك دافعاً لاستمرارية مهامك اليومية. إذا لم تجد سبباً لأهمية ما تقوم به، إذاً لا تقم به. هذا ليس العمل المنشود، واحتمالية الرغبة في التوقف وترك الأمر ستكون في أعلي مستوياتها.

طبقاً لتشارلز دويج – مؤلف كتاب كن أذكي وأسرع وأفضل Smarter Faster Better – فإن تذكير النفس بأن الأعمال الصغيرة تقود دوماً إلي أهداف كبير من شأنه أن يجعل من السهل علي المرء أن يربط فيما بينهما، ولا ينظر إلى الأعمال الصغيرة على إنها عديمة الجدوى.

انظر إلي أعمالك دوماً من تلك الزاوية. فهذا الترابط يساعد في إنجاز حتي أكثر المهام اليومية المملة لأنك ستعي إنها جزء من إحدي طموحاتك الكبرى. ألا تعلم أن عملك الروتيني اليومي يساعد صاحب العمل في تحقيق كافة أهدافه الشهرية والسنوية؟

4 – ركز على أهم عمل يحتاج متابعة يومية

قائمة المهام

أنت لست إنساناً آلياً. لا تركز على أكثر من عمل في نفس الوقت. بالطبع معظم تلك الأعمال هامة بالنسبة إليك وفي حاجة إلي المتابعة، لكن ركِّز على أكثرهم أهمية وانتهي منه أولاً.

هناك الكثير من الأعمال ولا وقت كافى لإتمام الجميع. لذا ابدأ بعمل جدول للمهام المطلوبة. رتِّبهم من الأكثر إلي الأقل أهمية. ولا تنس أن تضع وقتاً زمنياً محدداً لكل عمل. حتى إن لم تنته من إتمام أحدهم في الوقت المُحدَّد، اتركه وابدأ بما يليه. هذا سوف يجعلك متحمساً طوال اليوم لإنجاز كافة الأعمال.

الوقت المناسب لانجاز العمل

استخدم نفس طريقة التفكير السابقة في التعامل مع مهام الغد الصعبة. قم بأصعب الأعمال في أفضل أوقات تركيزك. يستطيع الكثير من الناس أن تنهي جميع أعمالها قبل حلول وقت الظهيرة. اكتشف ما هي أفضل أوقات الإنتاج لديك. ما هو أفضل وقت يمكنك إنجاز الكثير فيه. هذا هو الوقت المنشود، قم بأصعب الأعمال وقتها.

5 – لا تعمل على إحدى المهام أكثر من مرة

عمل كثير وقت قليل

كم مَّره بدأت في إنجاز عمل ما وما لبثت أن تركته و قررت أن تنهيه فيما بعد؟

الجواب:- فعلت هذا كثيراً.

النتيجة:- الكثير من الوقت الضائع والأعمال غير المُنجَزه.

إليك الآتى:-

اجلس وانتهي مما بدأت. لا تقم وتجلس وتذهب وتأتي. لن تنتهي حينها مطلقاً.
لا تترك أمورك مُعَلَّقَة وتُجزِم أنك ستُنهيها في وقتٍ لاحق. ذلك الوقت اللاحق لن يأتي. وإن أتى، فلن تكون بنفس درجة تركيزك وترتيبك السابقة.
ماذا إذا طرأ جديداً؟

عندما يطرأ أمرٌ جديدٌ عليك القيام به لكنك بالفعل مشغول بغيره، إما أن تُفَوِّض أحداً للقيام به أو تقوم أنت به إذا كان صغيراً. أما إن كان يستغرق الكثير من الوقت، فعليك تدوينه في دفتر أعمالك لحين القيام به في وقت مناسب. لا تُلهى نفسك في أعمال ثانوية وأنت في ذروة نشاطك وتركيزك. راجع جدول أيزنهاور لتحديد “الأهم” ثم “المهم”.