وكالات - الاقتصادي - لم تعد ساعات العمل الثماني آلية فعالة في يوم العمل التقليدي، فوجود العاملين على المكتب لمدة ثماني ساعات لا يعبر بالضرورة عن كفاءة إنتاجيتهم خلال تلك الساعات فأفضل الموظفين يمكنهم أداء مهامهم خلال ساعتين أو 3 ساعات في اليوم بتركيز من دون مشتتات.

لذا ظهرت العديد من الأصوات التي تنادي بتبني نهج جديد يقلل ساعات العمل ويوظف طاقة العاملين بطريقة أفضل ما يساعد على المزيد من الإنتاجية ويوفر للعاملين توازن نفسي وجسدي ينعكس بدوره على تحسين أدائهم وزيادة الإنتاجية

ولكن لماذا نعمل لثماني ساعات؟

كان نظام العمل لثماني ساعات هو الحل لتقليل عدد ساعات العمل في بداية الثورة الصناعية عندما ثار العاملين لتقليل ساعات العمل التي كانت تتراوح بين 10: 16 ساعة فكانت خطوة أكثر إنسانية في ذلك الوقت منذ 200 عام، لكن الأمر يختلف الآن في عصرنا الحديث حيث أصبحت الحياة مليئة بالتفاصيل الكثيرة والمعقدة التي تستهلك الطاقة اليوم ما يزيد من صعوبة الأمر عندما تحتاج للتركيز لمدة ثماني ساعات متواصلة فتصبح النتيجة عدد ساعات أكبر من الإنتاجية المتوقعة.

فكيف تعمل بإنتاجية عالية لمدة 5 ساعات في يومك؟

“تحكم في طاقتك وليس وقتك”

Tony Schwartz

عليك بمحاولة تطبيق تلك المقولة في يومك إن كنت لا تستطيع تقليل ساعات العمل وتحاول تحقيق أعلى إنتاجية، فلا يهم كم تعمل من الوقت فالأفضل أن تركز على الاستغلال الأمثل لطاقتك خلال وقت العمل ما يقلل لك الكثير من الوقت المهدر.

يوضح Schwartz أيضًا أن الإنسان لديه أربعة أنواع من الطاقة يستخدمها يوميًا وتؤثر على إنتاجيته في العمل:

1- طاقة جسدية .. كيف حال عاداتك الصحية؟

2- طاقة عاطفية ..إلى أي مدى تشعر بالسعادة في حياتك؟

3- طاقة ذهنية .. كيف يمكنك أن تركز على شيء واحد؟

4- طاقة روحية.. لماذا تفعل كل ذلك؟ ما هي رسالتك في الحياة؟

إليك 5 خطوات تساعدك على توفير طاقتك واستغلالها بأفضل طريقة ممكنة…

الهرولة إلى العمل

الخطوة الأولى: سجل ما تفعله يوميًا لمدة اسبوع

حتى تفهم أين يذهب وقتك عليك بتسجيل كل ما تفعله خلال يوم العمل لمدة أسبوع والوقت الذي تقضيه في تنفيذ كل المهام كي تستطيع توفير بعض الوقت وللحصول على تسجيل دقيق يمكنك تسجيل تفاصيل يومك على Google spreadsheet.

الخطوة الثانية: إزالة المهام غير الضرورية

الآن أصبح لديك صورة واضحة عن يوم عملك؛ بالتأكيد رصدت أشياء غير ضرورية تؤديها أثناء وقت العمل ويمكنك تأجيلها لوقت آخر أو تقليل بعض الأوقات المخصصة لمهام أخرى مثل تناول الطعام في ساعة، الرد على الهاتف في أي وقت فالأفضل تحديد وقت خاص للرد على اتصالات العملاء، كي تخصص فترات خالية من المشتتات للمهام التي تحتاج إلى تركيز.

الخطوة الثالثة: جدول عدد مرات تصفح البريد الإلكتروني

يتصفح الكثير منا بريده الإلكتروني مرات متعددة خلال وقت العمل كذلك الشبكات الاجتماعية وأحيانًا يتم ذلك بطريقة لا إرادية، كذلك يمكنك استخدام بعض الإضافات على متصفحك الخاص والتي تساعدك في التحكم باستخدام الشبكات الاجتماعية مثل: Stay Focused (Chrome)، Leechblock (Firefoxx)، أو برنامج ColdTurkey.

احرص أيضًا على تحديد أوقات خاصة لمتابعة بريدك الإلكتروني والرد على الرسائل الجديدة لتقليل الوقت المهدر وتركز في أداء المهام الأخرى، إن كنت تتلقى رسائل مهمة خلال اليوم يمكنك ترتيب البريد حسب أهمية الراسل مع تخصيص منبهات للرسائل الهامة واترك الرسائل الأقل أهمية لموعد المتابعة اليومي.

وكي تقلل عدد الرسائل الإلكترونية التي تتلقاها احرص على الرد بتفصيل لرسائل العملاء في الرسالة الرئيسية حتى لو اضطررت أن تكتب رسالة أطول، يجنبك ذلك الرد على استفسارات متعددة في عدد رسائل أكثر.

الخطوة الرابعة: تجنب تعدد المهام

أشارت العديد من الدراسات إلى أن تعدد المهام “Multitasking” يقلل إنتاجية الفرد ويؤثر سلبيًا على  انتباههم خاصة عن استدعاء المعلومات في أي وقت أو التنقل من وظيفة لأخرى، بعكس من يحرصون بالتركيز على انهاء مهمة واحدة في الوقت المخصص، فالعقل يستطيع التركيز على مهمة واحدة فقط في الوقت لأدائها بأفضل صورة ممكنة.

الخطوة الخامسة: عقلك يحتاج إلى راحة

يستطيع العقل البشري أن يركز على أي مهمة لمدة تتراوح من 90 : 120 دقيقة، يحتاج بعدها إلى 20- 30 دقيقة راحة ليحقق أداء عالي بالمهمة التالية .

يمكننا ملاحظة تأثير تلك القاعدة بمتابعة أداء العمل عند بداية اليوم وما يتبعه من إنتاجية أقل مع التشتت بكثرة وصعوبة التركيز على مهمة واحدة بأداء عالي، فعندما تلاحظ بداية التشتت أو التعب خذ قسط من الراحة بسرعة كي تريح عقلك قليلًا وتجنب تمامًا متابعة البريد أو مشاهدة فيديوهات في أوقات الراحة فذلك  لا يجدد نشاطك الأفضل أن تتمشى قليلًا أو أن تسترخي بطريقة أخرى.

أخيرًا، خطط أوقات راحتك

يقول Schwartz: “صاحب اللياقة العالية ليس من يجري سريعًا ولكن من يستغل أوقات راحته بطريقة مثالية”، فأثناء تخطيط تنظيم ساعات العمل لتحقيق أعلى إنتاجية باليوم، لا تنسى التخطيط الجيد لأيام راحتك كي تستمتع بها بأفضل طريقة ممكنة وتجدد طاقتك للأسبوع الجديد.