عندما تتلقى حوالي 150 رسالة تتعلق بالعمل عبر البريد الالكتروني كل يوم، سرعان ما يتحول صندوق الوارد إلى كابوس حياتك، وتزداد المعاناة بشكل كبير إذا كنت رئيس شركة.

وفيما يلي يعرض موقع “Business Insider” كيف يعالج كبار المدراء التنفيذيين، مثل بيل غيتس وتيم كوك، التدفق الهائل من الرسائل الواردة إلى بريدهم الالكتروني.

 

الرئيس التنفيذي لشركة “أمازون”، جيف بيزوس، يعيد توجيه الرسائل الملحة بعد إضافة حرف واحد لها.

عندما يرسل الزبائن إلى جيف بيزوس رسالة ليشتكوا من شيء ما متعلق بموقع “أمازون”، وهم يستطيعون فعل ذلك بسهولة، فغالباً ما يعيد بيزوس توجيه تلك الرسالة إلى الشخص المناسب في الشركة مضيفاً إليها حرفاً واحداً فقط هو علامة الاستفهام “؟”.

وذكرت مجلة “Businessweek” عام 2013 أنه “عندما يتلقى الموظفون في أمازون رسالة تحوي علامة الاستفهام من بيزوس، فإنهم يتصرفون كما لو أنهم عثروا على قنبلة موقوتة، ولديهم عادة بضع ساعات لحل المشكلة التي أشار إليها الرئيس التنفيذي وإعداد شرح مستفيض حول سبب حدوثها، ويقوم سلسلة من المديرين بمراجعة الإجابة قبل تقديمها إلى بيزوس نفسه”.

 

الرئيس التنفيذي لشركة “LinkedIn”، جيف وينر، يرسل عدداً قليلاً من الرسائل.

القاعدة الذهبية في إدارة البريد الالكتروني وفق ما يراه وينر، هي أنك إذا أردت تلقي القليل من رسائل البريد الالكتروني، عليك أن ترسل القليل منها.

وكتب وينر على موقع “LinkedIn”، أن هذه القاعدة تبادرت إلى ذهنه عندما كان يعمل في شركة سابقة. فعندما ترك الشركة اثنان من زملائه محبي البريد الالكتروني انخفض عدد الرسائل الواردة إليه بحوالي 30%.

وكتب وينر قائلاً: “تبيّن أن رسائلهم فقط هي التي تولد كل هذا النشاط في البريد الوارد، والسبب هو ردي على رسائلهم، وردود الأشخاص الذين أضيفوا إلى تلك المناقشات، ثم ردود الناس الذين أضافهم هؤلاء الأشخاص بعد ذلك، وهلم جرا”.

ويتابع قائلاً: “عندما أدركت هذه الآلية، قررت إجراء تجربة، حيث لم أكن أرسل رسالة الكترونية إلا عند الضرورة القصوى، فكانت النتيجة الحصول على عدد أقل بكثير من الرسائل وأصبح تصفح صندوق البريد الوارد أسهل بكثير. وإنني أحاول التمسك بالقاعدة نفسها منذ ذلك الحين”.

 

الشريك المؤسس لشركة “Birchbox”، كاتيا بوشامب، تجعل الموظفين يضمنون رسائلهم موعداً نهائياً للإجابة.

الرئيس التنفيذي لشركة “Birchbox”، التي تقدم خدمة الاشتراك للحصول على نماذج من مستحضرات التجميل، أخبرت مدونة “Lifehacker” أن إصرارها على أن يقوم جميع أفراد الفريق بالإشارة في كافة رسائل البريد الالكتروني إلى الموعد الذي يحتاجون فيه للحصول على الرد هو أحد أفضل الحيل لتوفير الوقت. وتقول بوشامب: “ذلك يجعل تحديد الأولويات أسهل بكثير”.

 

الرئيس التنفيذي لشركة “Zappos”، توني هسيه، يوظف فريق نينجا من أجل البريد الالكتروني.

في مقالة على موقع “Quora” حول عادات البريد الالكتروني لدى الرؤساء التنفيذيين للشركات، كتب مايكل تشين، أن الرئيس التنفيذي لشركة “Zappos” أخبره أن لديه فريقاً مكوناً من أربعة أو خمسة أشخاص بدوام كامل لمعالجة البريد الالكتروني. ويقول تشين: “من الحقائق المثيرة أن تسميتهم الرسمية هي نينجا البريد الالكتروني”.

 

رئيس شركة “Loews”، جوناثان تيش، لا يبدأ رسائله أبداً بكلمة “أنا”.

يقول تيش  في حوار مع آدم بريانت من صحيفة “نيويورك تايمز”: “قال لي رئيسي أنه عندما يكتب المرء رسالة – وهذا ينطبق اليوم على البريد الالكتروني – يجب ألا يبدأ أي فقرة أبداً بكلمة أنا، لأن ذلك يبعث على الفور رسالة مفادها أنك أهم من الشخص الذي تتواصل معه”. ويقول أن الحاجة للتفكير في كيفية بدء جملة دون استخدام كلمة “أنا” تساعدك على أن تصبح كاتباً أفضل، وتعلمك التفكير بعمق في المسألة المطروحة.

 

الرئيس التنفيذي لشركة “Apple”، تيم كوك، يقرأ معظم الرسائل التي يزيد عددها عن 700.

الرئيس التنفيذي، الذي يستيقظ الساعة الرابعة إلا ربعاً كل صباح، قال في إحدى المقابلات على شبكة “ABC”، أنه يتلقى ما بين 700 إلى 800 رسالة عبر البريد الالكتروني كل يوم: “وأقرأ معظمها… كل يوم، إنني مدمن على العمل”.

 

ينعم الرئيس التنفيذي لشركة “مايكروسوفت”، بيل غيتس، بعدد قليل جداً من رسائل البريد الالكتروني، ويؤكد عدم ترك أية رسالة.

أخبر غيتس مجلة “Today” خلال 2013، أنه يتلقى ما بين 40 إلى 50 رسالة في اليوم. وقال شارحاً: “تعالج بعضها وتعود لما بقي منها في المساء، وعليك الحرص أنك إذا أجلت شيئاً فعليك أن تعود إليه لاحقاً”.

 

الشريك المؤسس لشركة “Huffington Post”، أريانا هفينغتون، لديها لاءات ثلاث بخصوص البريد الالكتروني.

لدى هافينغتون ثلاث قواعد بسيطة تتعلق بالبريد الالكتروني:

    لا بريد الكتروني قبل موعد النوم بنصف ساعة.
    لا اندفاع لقراءة البريد الالكتروني عند الاستيقاظ.
    لا بريد الكتروني عندما تكون مع أولادها.

وكتبت هافينغتون في كتابها، “الازدهار”، قائلة: “المرة الأخيرة التي غضبت فيها والدتي مني قبل وفاتها، كانت عندما رأتني أقرأ البريد الالكتروني وأتحدث إلى أولادي في الوقت ذاته”، وأضافت: “إن الاتصال بالعالم أجمعه بطريقة سطحية يمكن أن يمنعنا من الاتصال العميق بالأشخاص المقربين إلينا، بما في ذلك أنفسنا ذاتها”.

 

الرئيس التنفيذي لشركة “Etsy”، تشاد ديكرسون، لديه نظام خاص لتذكر جهات الاتصال.

قال الرئيس التنفيذي لشركة التسوق عبر الإنترنت، لمجلة “Fast Company”، أن المرء يحتاج إلى نظامٍ في كل شيء، مهما كان ذلك الشيء. فعلى سبيل المثال، كلما التقى شخصاً جديداً، يضيف معلومات الاتصال به إلى دفتر العناوين، وضمن ذلك ملاحظة حول متى التقيا وما المواضيع التي ناقشاها. وبهذه الطريقة، كلما راسل أحداً يكون بوسعه الإشارة مباشرةً إلى لقائهما السابق قبل أن يكمل موضوع الرسالة.

 

مؤسس شركة “Hint Water”، ورئيسها التنفيذي، كارا غولدن، تستيقظ باكراً كي تتفقد بريدها الالكتروني.

تعتبر غولدن الصباح جزءاً مهماً من يومها، وتكرس ساعات الصباح الأولى لتفقّد جدول أعمالها والبريد الالكتروني. وتقول أنها تتجه مباشرة إلى البريد الوارد في الساعة الخامسة والنصف فجراً، لأن: “القيام بذلك يمنحني فهماً واضحاً لما سوف تكون عليه الساعات الاثنتا عشرة القادمة، وتحديد أولوياتي عندما أصل إلى المكتب”.

 

مؤسس شركة “Hootsuite” ورئيسها التنفيذي، ريان هولمز، يعلن إفلاس البريد الالكتروني.

عندما ينغمر هولمز بالبريد الوارد إلى حد كبير فإنه يحب أن يعلن “إفلاس البريد الالكتروني”، ويحذف جميع الرسائل حتى يتمكن من البدء من جديد.

وهو يقترح القيام بذلك مرة واحدة فقط كل بضع أعوام، وأن على ممارسي المهنة إضافة رسالة تنويه إلى التوقيع الخاص برسائلهم الالكترونية بعد حذف الرسائل غير المقروءة، وأن يكتبوا شيئاً من قبيل “عذراً لعدم الرد على رسالتكم الأخيرة، فلكي أتمكن من التواصل على نحوٍ أفضل عام 2015، أعلنت مؤخراً إفلاس البريد الالكتروني”.

 

رئيس مجلس إدارة شركة “غوغل”، إيريك شميدت، يجيب بسرعة على جميع رسائل البريد الالكتروني.

في كتابه، “كيف تعمل شركة غوغل”، كتب الرئيس التنفيذي السابق للشركة: “معظم أفضل الأشخاص الذين نعرفهم وأكثرهم انشغالاً يردّون بسرعة على بريدهم الالكتروني، وذلك ليس معنا أو مع مجموعة قليلة مختارة من الناس، بل مع الجميع”.

وحتى لو كان الرد بسيطاً مثل عبارة “تم الاستلام”، فإن كون المرء سريع الاستجابة يرسخ حلقة تواصل إيجابية وثقافةً تركز على الجدارة، على حد قول شميدت.

 

مؤسس شركة “Zuckerberg Media” ورئيسها التنفيذي، راندي زوكربيرغ، تؤجل رسائل البريد الالكتروني.

تقول زوكربيرغ لمجلة “Marie Claire”، أن لديها قاعدتين هامتين فيما يتعلق بالبريد الالكتروني:

    تنتظر عشرين دقيقة على الأقل بعد الاستيقاظ قبل أن تتحقق منه.
    تؤجل إرسال الرسائل عندما تشعر أنها منفعلة بصورة زائدة.

وتقول: “قد يطلق المرء تنهيدة ارتياح لأنه لم يرسل الرسالة عندما يعيد قراءتها”.